Antragstellung
Der Antrag für das kommende Semester muss spätestens bis zu einem Stichtag (Sommersemester 25.03., Wintersemester 25.09) bei der Carstens-Stiftung eingereicht werden. Nach dem Termin eingegangene Anträge können nur in begründeten Ausnahmefällen bearbeitet werden. Anträge nach Ablauf der Veranstaltung/des Semesters werden in keinem Fall berücksichtigt, da eine nachträgliche Kostenerstattung nicht möglich ist. Anträge werden nur dann entgegen genommen, wenn das vorherige Semester ordnungsgemäß abgerechnet wurde und uns der Verwendungsnachweis vorliegt. Die eingegangenen Anträge werden in der Carstens-Stiftung gleichzeitig, direkt nach dem Stichtag, bearbeitet. Ablehnungen oder Bewilligungen werden innerhalb von zwei Wochen nach dem Stichtag zugestellt.

Finanzen/Abschlussbericht/Verwendungsnachweis
Für jedes Semester ist eine verantwortliche Person mit Namen, Adresse und Telefonnummer anzugeben (AnsprechpartnerIn), die die Finanzverwaltung übernommen hat. Änderungen sind uns unverzüglich mitzuteilen. Spätestens einen Monat nach Semesterabschluss bitten wir um Zusendung des Abschlussberichts und des Verwendungsnachweises mit den entsprechenden Originalbelegen. Ein Merkblatt gibt Auskunft, wie ein inhaltlicher Verwendungsnachweis aussehen könnte. Auszahlungen für ein neues Semester, auch von bereits bewilligten Mitteln, können nur dann erfolgen, wenn eventuelle Rückzahlungen aus dem vorigen Semester bei der Stiftung eingegangen sind.

Abrechnung
Anerkannt werden nur Honorare und Reisekosten der ReferentInnen (hier empfiehlt sich die Anschaffung eines Quittungsblocks, aus dem der Name des/der ReferentIn, die Höhe der Kosten und die Art der Veranstaltung hervorgehen; die Quittungen müssen datiert und von dem/der ReferentIn unterschrieben sein). Kopierkosten und Literatur- oder Buchbeschaffungen können nicht übernommen werden. Nicht übernommen werden außerdem Telefonkosten, Portoauslagen, Büromaterial und Ausgaben für Verzehr.

Bedingung für die Auszahlung der bewilligten Mittel ist die Zusendung des Programms der AK-Arbeit für das laufende Semester. Die Programme werden hier veröffentlicht. Einige Anregungen, wie ein solches Programm aussehen könnte, finden sie in diesem Merkblatt .

Rücküberweisung nicht verbrauchter Mittel
Nicht verbrauchte Mittel müssen nach Abschluss des jeweiligen Semesters auf das Konto der Karl und Veronica Carstens-Stiftung bei der Bank im Bistum Essen, Kontonummer: 10 47 90 10 / BLZ: 360 602 95 unter Angabe der laufenden Projekt-Nummer zurück überwiesen werden.